Faktura proforma – czy zobowiązuje do zapłaty?

20 grudnia 2020

Wszystko o proforma co to jest.

Każdy kto prowadzi swoje przedsiębiorstwo, ale też i gros osób realizujących zakupy w sieci, spotkał się choć raz z fakturą proforma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym rzeczywiście jest ten dokument i czym odróżnia się on od normalnej faktury.

Faktura proforma nie jest potwierdzeniem kupna artykułów

Po łacinie pro forma znaczy „tymczasowo”, więc nierzadko można spotkać się z wyjaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, faktura tego rodzaju nie jest dowodem księgowym, tym samym nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej czy w księdze przychodów i rozchodów. Powinno się natomiast zachować ją dla celów informacyjnych.

Faktura proforma winna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, który rodzajem propozycji jakiejś oferty. Nie stanowi potwierdzenia zrealizowania usługi ani zakupu artykułów, czyli zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje następstw w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, gdyż dotyczy sprzedaży bądź usługi, która jeszcze nie jest wykonana, toteż warunki transakcji w niej przedstawione mogą w każdej chwili podlegać negocjacjom.

Faktura proforma nie zwalnia z konieczności dostarczenia stosownej faktury VAT

Faktura proforma wygląda i posiada podobne elementy co faktura VAT, czyli:

  • dane stron (wystawcy oraz odbiorcy),
  • datę i miejsce jej wystawienia,
  • nazwę usług lub towarów, będących przedmiotem transakcji (wespół z określeniem ich jednostek miary, ilości itp.),
  • wartość netto oraz brutto (zarówno poszczególnych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) zapisana również słownie,
  • stawka i naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • informacja o kwocie uwzględnionych zniżek,
  • wskazanie przewidywanej daty doręczenia towaru czy też wykonania usługi,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty.

Taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, by nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe. Trzeba również pamiętać, że ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku wydania klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie przygotowuje się w momencie, kiedy klient wpłaci już przedpłatę lub wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji.